Digitala upphandlingar via e-Avrop

E-avrop är ett företag som leverar ett upphandlat system som offentliga Åland använder sig av vid offentliga upphandlingar. Via systemet kan en upphandlande myndighet sköta hela processen från utannonsering till avtalshantering och uppföljning.

Åländska leverantörer bör registrera sig på e-Avrop. Det är kostnadsfritt att ha ett leverantörskonto där. Med ett aktivt konto kan du:

  • Prenumerera och bevaka offentliga upphandlingar inom ditt område

    (enligt CPV-kod).
  • Ställa frågor om aktuella offentliga upphandlingar
  • Lämna in anbud via e-Avrop-systemet.
  • Signera med ESPD (European Single Procurement Document)*
  • Om du vinner en upphandling, samla dina avtal i systemet och all korrespondens mellan upphandlande enheter och dig som rör dessa avtal.

*ESPD är ett digitalt dokument där du försäkrar för den upphandlande myndigheten att du kan genomföra anbudet. När anbudsgivaren har gått igenom anbuden och valt några kvarstående aktörer, kan de komma att begära kompletterande information som du har försäkrat via ESPD. Fördelen ur leverantörssynvinkel är att du inte behöver administrera dokumenten innan du faktiskt är nära att vinna en upphandling. Du arbetar således "inte i onödan" med att ta fram aktuella dokument.

Registera konto

Det är enkelt att registera ett konto på e-Avrop. Du registerar dig här. Inför registreringen behöver du:

  • En epostadress till företaget (personlig eller allmän beroende på antalet användare på ert företag)
  • Kontaktuppgifter till företaget. 
  • FO-nummer till företaget.

Bevaka upphandlingar

Genom e-Avrops system kan man som leverantör bevaka offentliga upphandlingar. Det betyder att du i systemet eller per epost får notiser om nya upphandlingar som publiceras inom din bransch.

Bevakningen styrs av s.k. CPV-koder vilket påminner om branschkoderna i företagsregistret. De har olika nivåer så du kan välja om du vill bevaka ett område mer generellt eller mer specifikt. Tänk dock på att upphandlande enheter själva sätter CPV-koden och ibland kan de lägga dem felaktigt. Ett tips är således att ställa in fler eller mer generella bevakningar snarare än för få eftersom du annars riskerar att missa publicerade upphandlingar.

Ge anbud

När du är inloggad i systemet kan du sedan ge ditt anbud direkt via kontot. Systemet ger också viss kontroll på att du inte skickar iväg anbudet innan du fyllt i alla ska-krav.

Även om du skickat in anbudet tidigt, kan du ändra eller återta det ända fram till anbudstiden gått ut.

Observera att systemet har två prisuppgifter.

  1. Anbudspris, det pris som du kommer att fakturera ifall du vinner upphandlingen.
  2. Jämförelsepris, ditt pris inklusive efterfrågade tilläggstjänster som du kan erbjuda. Vid upphandlingar finns det ofta tilläggstjänster eller -produkter som kostar den upphandlande enheten. Om ditt anbud inkluderar dylika varor och tjänster så har du en fördel i upphandlingen. Det är jämförelsepriset du kommer att bedömas på.

Ställa frågor

Genom e-Avrops system kan du ställa frågor till upphandlande enheter. Observera att frågorna och svaren blir offentliga. Enligt lagen ska alla leverantörer har samma information och via detta system kan man följa leverantörers frågor och upphandlande enheters svar. Du kan ofta ställa frågor till ett visst datum före sista anbudsdagen (senast 6 dagar innan). Upphandlande myndigheter bör svara inom några dagar men det finns egentligen ingen lagstadgad svarstid.