Spara arbetstimmar med elektroniska tjänster

Byt bokföringsbyrå, om den inte vill ta i bruk elektroniska system, säger Ekonomiadministrationsförbundet. Genom att göra ekonomiförvaltningen elektronisk kan man spara flera arbetstimmar per månad, säger ordföranden för Ekonomiadministrationsförbundet Vuokko Mäkinen.

– Men det är även viktigare att du håller dig a jour hela tiden. Att du i realtid kan följa med företagets fordringar, skulder och bankkonton, säger Mäkinen.

Enligt en förfrågning som gjordes av Finansbranschens Centralförbund och Finlands Näringsliv EK har cirka 70 procent av SM-företagen tagit i bruk elektronisk fakturering. Hos mikroföretag och yrkesutövare är andelen inte än lika stor.

– Allt fler borde ta i bruk elektroniska fakturor, eftersom de ökar effektiviteten och minskar möjligheten till fel. Fakturans hela innehåll kan läsas in i ett informationssystem i stället för att skriva in det manuellt, säger Mäkinen.

Vuokko Mäkinen ger fem tips om införandet av elektronisk ekonomiförvaltning:

1. Fakturera själv elektroniskt 

Gör säljfakturorna med ett faktureringsprogram och skicka dem som e-fakturor. Du behöver inte längre slösa arbetstid på att skriva ut och skicka fakturorna per brev. Den elektroniska faktureringen gör även penningtrafiken snabbare. På Internet finns flera förmånliga faktureringsprogram som fungerar i molnet och som även stöder e-fakturering. Du kan också hitta ett lämpligt program via din bokföringsbyrå.

2. Kräv e-fakturor av andra 

Du behöver inte längre använda tid för att hantera, sortera, arkivera eller skanna pappersfakturor, när fakturorna kommer direkt till ditt system för granskning och godkännande. Efter godkännandet kan fakturan betalas med bankprogrammet, och såväl fakturan som betalningen utgör samtidigt färdigt bokföringsmaterial.

3. Kräv elektroniska tjänster av din bokföringsbyrå

Största delen av ett företags rapportering baserar sig på bokföringsmaterialet. De flesta bokföringsbyråer använder redan elektroniska system, men om sådan inte finns tillgängliga och bokföringsbyrån inte vill ta sådana i bruk, lönar det sig att överväga att byta bokföringsbyrå.

4. Elektronisk arkivering underlättar vardagen

Elektronisk ekonomiförvaltning skapar ett elektroniskt arkiv, som är lättare att hålla i ordning än ett arkiv på papper. Ett elektroniskt arkiv behöver inget hyllutrymme, och det är lättare att hitta information från det på ett snabbt och pålitligt sätt. Bokföringsmaterialet ska sparas i minst sex år från slutet av redovisningsperioden och bokslutsinformationen i minst tio år.

5. Rapporteringen blir lättare 

Till exempel företag som använder byggtjänster drar nytta av elektronisk ekonomiförvaltning, eftersom de måste rapportera för Skatteförvaltningen entreprenadspriserna i underleverantörskontrakt och den verkställda entreprenadsfaktureringen. Det är bra att komma ihåg att varje företag som köper byggtjänster är rapporteringsskyldigt om beställningens storlek överstiger 15 000 euro.
 

Källa: Yrittajat